Qu’il s’agisse d’organiser un événement virtuel ou en présentiel, une communication transparente entre votre équipe, vos partenaires et votre public peut être déterminante pour la réussite de votre événement. Un plan de communication événementielle bien structuré inclura un calendrier précisément défini pour indiquer le moment, le lieu et le contenu des communications destinées à vos participants.
Voici quelques conseils pour créer un plan de communication événementielle exhaustif !
En quoi consiste un plan de communication pour un événement ?
Un plan de communication événementielle définit votre stratégie de promotion pour assurer le succès de votre événement. Il englobe également la gestion de toutes les communications internes, assurant ainsi que toutes les parties prenantes soient informées des annonces essentielles de votre organisation et contribuant au bon déroulement de l’événement.
Un plan de communication événementielle efficace consistera à élaborer une stratégie détaillée visant à accomplir au moins ces trois objectifs essentiels :
- Générer de l’enthousiasme et accroître la visibilité de l’événement.
- Impliquer le public et les prospects avant, pendant et après l’événement.
- Simplifier l’organisation de l’événement et favoriser une communication efficace entre toutes les parties impliquées.
Les phases d’un plan de communication efficace
Définissez vos buts en matière de communication
La première étape dans l’élaboration de votre plan de communication événementielle est de déterminer clairement vos objectifs de communication.
Est-ce votre but d’attirer un public plus large ?
Désirez-vous que votre événement soit éminent dans votre secteur ?
Cherchez-vous à attirer des sponsors spécifiques ?
Ou peut-être préférez-vous simplement informer sur la date et le lieu de votre événement ?
Avoir des objectifs clairs pour votre plan de communication est crucial. Cela vous aidera à choisir les canaux les plus adaptés pour atteindre ces objectifs. Par exemple, si vous visez à augmenter le nombre de participants, vous devrez peut-être investir dans la promotion de votre événement. De même, ciblez les entreprises et les organisations alignées avec votre événement et susceptibles d’être intéressées pour devenir sponsors.
Déterminez votre audience principale
Vous devez préciser votre public cible pour votre communication.
Existe-t-il une audience spécifique pour votre événement ?
Quelles sont les caractéristiques (âge, sexe, profession, intérêts, etc.) de cette audience ?
Utilisez ces données pour personnaliser votre message et sélectionner les canaux de communication les plus pertinents pour toucher votre audience visée. Pour analyser et comprendre votre audience, vous pouvez étudier les publics des événements similaires précédents. Les outils de gestion de la relation client (CRM) peuvent être utiles pour cette analyse.
Une fois que vous avez identifié votre marché cible, ajustez votre communication en fonction de ses caractéristiques. Par exemple, si votre audience est principalement jeune, vous pouvez opter pour un langage moins formel et utiliser des canaux de communication tels que les réseaux sociaux.
Établissez un budget estimatif
Avant de sélectionner les canaux de communication, il est primordial d’établir le montant que vous pouvez allouer à votre plan de communication.
Votre budget prévisionnel global est déterminé par votre public cible et vos objectifs de communication. Ensuite, vous pouvez répartir ce budget entre les différentes activités de communication et les frais associés. Par exemple, pour atteindre un large public, vous pourriez envisager des investissements dans des panneaux d’affichage ou de la publicité en ligne. Si votre audience est plus restreinte, des canaux de communication plus ciblés comme les mailings ou les réseaux sociaux pourraient être privilégiés.
Il est essentiel de fixer votre budget dès le début du processus pour éviter les dépenses superflues et garantir que vous disposez des ressources nécessaires
Sélectionnez les canaux de communication appropriés
La publicité en ligne, les panneaux d’affichage, les envois d’e-mails, les réseaux sociaux, les relations publiques, les partenariats, les médias traditionnels (télévision, radio, presse écrite) et les événements promotionnels comptent parmi les divers canaux de communication disponibles.
Il est crucial de sélectionner les canaux de communication les plus adaptés et pertinents pour votre public cible. Par exemple, si vous visez un public plus âgé moins présent sur les réseaux sociaux, vous pourriez envisager des moyens de communication traditionnels tels que la presse écrite ou la radio.
Créez un planning de communication
Un planning de communication vous permettra de structurer les différentes phases de votre plan, depuis le lancement de la campagne jusqu’au suivi post-événement.
Votre planning devrait contenir des étapes clés telles que :
- La date de lancement de la campagne,
- Les dates de publication des divers supports de communication,
- Les dates des événements promotionnels,
- La date de l’événement,
- Les projections pour la période post-événement.
Élaborez le contenu de votre communication
Votre message doit être simple, clair et concis pour votre audience, tout en étant en harmonie avec vos objectifs de communication et l’essence de votre événement.
Les objectifs de communication que vous avez définis en amont peuvent orienter la rédaction de votre message. Par exemple, si votre but est d’attirer plus de participants, votre message devrait mettre en avant les bénéfices de participer à votre événement.
Élaborez une stratégie de relations publiques
Les relations publiques offrent l’opportunité d’engager les médias et les individus influents pour promouvoir votre événement.
Il est important d’identifier les journalistes et les influenceurs qui pourraient être intéressés par votre événement. Vous pouvez leur proposer des interviews ou leur envoyer des communiqués de presse pour les informer de votre initiative
Évaluez la performance de votre stratégie de communication
Cette phase vous permettra d’évaluer si votre stratégie de communication a accompli les objectifs établis. Tout en identifiant les points forts et les axes d’amélioration pour les événements futurs.
Vous pouvez recourir à divers indicateurs de performance tels que le nombre de visiteurs, de participants, le taux de conversion. Ainsi que l’engagement sur les réseaux sociaux, pour évaluer l’efficacité de votre plan de communication.
Les diverses étapes d’un événement
Pour être efficace, un plan de communication événementielle doit inclure des stratégies adaptées à chacune des trois phases clés : avant, pendant et après l’événement.
Phase pré-événement
La période précédant le début de l’événement est critique pour son succès. Par conséquent, votre plan de communication doit rapidement aborder les points suivants :
- Identification des présentateurs et des intervenants
- Définition du public cible
- Établissement du calendrier de l’événement
- Sélection des canaux de communication
Une fois ces éléments établis, vous pouvez commencer à mettre en œuvre votre stratégie de communication pré-événement. Voici quelques suggestions à cet égard :
- Générer de l’enthousiasme autour de l’événement (annonces, teasers, etc.).
- Envoyer des invitations formelles pour informer le public de l’importance de l’événement.
- Envoyer des rappels pour fournir des informations pertinentes sur l’événement et en assurer la promotion.
Pendant l’événement
Il est essentiel d’avoir un système de communication clair concernant le déroulement de l’événement. Cela implique que tous les membres de l’équipe connaissent préalablement leur rôle et les tâches à accomplir à des intervalles réguliers. Pour ce faire, vous pouvez :
- Envoyer un e-mail de bienvenue résumant ce que les participants peuvent attendre de l’événement.
- Partager les moments forts et les informations essentielles pour que les participants ne manquent rien d’important. En utilisant des hashtags spécifiques, vous pouvez les diffuser dans le cadre de votre stratégie de communication sur les réseaux sociaux. Ou bien les afficher sur des écrans sur le lieu de l’événement.
Post-événement
Il est important de maintenir le contact avec les participants même après la fin de l’événement. Ainsi, votre plan de communication post-événement peut comprendre :
- Un e-mail de remerciement adressé à tous les participants.
- Une évaluation de l’expérience des participants afin d’identifier les aspects positifs et les domaines à améliorer pour les événements à venir.
